La svolta strategica nel procurement: i 7 passi Lean World Class® per l’eccellenza end-to-end

Sommario

Nel contesto economico attuale, caratterizzato da instabilità geopolitica, rapidi cambiamenti tecnologici (industria 4.0) e crescente complessità dei prodotti, la tradizionale funzione di procurement (approvvigionamento) ha superato da tempo il suo ruolo di mero “centro di costo”. Oggi, l’ufficio acquisti è riconosciuto come un elemento strategico in grado di influenzare direttamente la redditività, la liquidità (cash flow) e la capacità di innovazione dell’azienda.

Come può un’azienda non solo reagire a questo scenario, ma trasformarlo in un vantaggio competitivo duraturo? La risposta risiede nell’adozione di un approccio strutturato e rigoroso: il Lean World Class® Procurement, un metodo che estende i principi del Lean Thinking e del World Class Manufacturing (WCM) all’intera catena del valore, dai fornitori ai clienti.

Massimizzare la redditività con l’effetto leverage: l’approccio Lean World Class® al Procurement

Per comprendere l’importanza di applicare il pensiero snello agli acquisti, è fondamentale analizzare il peso specifico dei costi di fornitura. Nella maggior parte delle aziende manifatturiere, la spesa per materie prime, componenti e servizi esterni rappresenta la voce di costo più significativa all’interno del conto economico.

È qui che entra in gioco il concetto di “effetto leverage” (o effetto leva):

1. Costo di produzione: per aumentare la redditività attraverso la produzione, è necessario ottenere significativi miglioramenti di efficienza, spesso riducendo i costi interni (manodopera, energia, costi di trasformazione). Questi miglioramenti, pur essenziali, tendono ad essere incrementali.
2. Costo di fornitura: una contrazione, anche minima, dei costi di approvvigionamento si traduce in un incremento molto più rilevante della redditività operativa. Ad esempio, una riduzione dell’1% sui costi di acquisto può avere un impatto sull’ebit (earnings before interest and taxes) molto superiore a quello di un aumento di pari percentuale del fatturato, soprattutto in settori a bassa marginalità.

In sintesi, concentrare gli sforzi di miglioramento sulla gestione e ottimizzazione dei costi di fornitura consente di ottenere incrementi della redditività immediati e rilevanti. Non solo: agire sul costo dei materiali, riducendo gli stock e ottimizzando i termini di pagamento, ha un impatto diretto e positivo sul cash flow, fornendo liquidità vitale per gli investimenti e la crescita.

Dal Lean Thinking al Lean World Class® Procurement: un approccio end-to-end

Il Lean World Class®, (metodologia proprietaria di Bonfiglioli Consulting), è l’evoluzione matura sia del Lean Thinking che del World Class Manufacturing (WCM).

• Il Lean Thinking si concentra sulla creazione di valore per il cliente, riducendo gli sprechi (muda) lungo l’intero flusso di valore.
• Il World Class Manufacturing (WCM) è un approccio rigoroso e metodologico, basato sui pilastri manageriali e tecnici, storicamente focalizzato sulla riduzione del costo di trasformazione (transformation cost) e operativo all’interno del perimetro di fabbrica (l’approccio “door-to-door”).

Il Lean World Class® procurement nasce per colmare una lacuna strategica: la necessità di estendere il rigore metodologico e l’efficacia misurabile del WCM fuori dal perimetro della fabbrica, applicandolo al material cost e all’intera gestione della catena di fornitura, trasformando l’approccio in un modello “end-to-end”.

L’obiettivo fondamentale del Lean World Class® Procurement è fornire una “bussola affidabile” che traduca la strategia aziendale in azioni concrete e misurabili per la riduzione dei costi legati all’approvvigionamento e al contempo ne aumenti la resilienza.

La struttura del Lean World Class® Procurement: tre fasi e sette passi verso l’eccellenza

L’approccio Lean World Class® Procurement è organizzato in un percorso evolutivo che si sviluppa attraverso tre fasi principali – reattiva, preventiva e proattiva – e si articola in sette passi (o step), riprendendo la logica di risoluzione dei problemi tipica dei pilastri WCM.

Fase 1 – Reattiva (concentrarsi sull’eliminazione delle perdite)

Questa fase iniziale ha l’obiettivo di affrontare e risolvere le criticità esistenti, misurando e quantificando le perdite generate da un processo di approvvigionamento inefficiente.

Step 1: analisi dei fattori critici e misurazione delle perdite

Il punto di partenza è l’identificazione e la quantificazione delle perdite associate al processo di approvvigionamento. Ci si concentra sui quattro kpi fondamentali:

• Quality (qualità): scarti, difetti, rilavorazioni dovuti a forniture non conformi.
• Delivery (consegna): ritardi nelle consegne, mancate consegne, interruzioni di linea.
• Cost (costo): variazioni di prezzo impreviste, costi indiretti e tco.
• Inventory (inventario): scorte eccessive (muda di inventario), obsolescenza.

Questo passo implica l’utilizzo di strumenti come il Supply Chain Cost Deployment per assegnare un valore economico a ciascuna perdita.

Step 2: determinazione delle cause radice e contromisure (obiettivo: zero perdite)

Una volta identificate e quantificate le perdite, si utilizza il rigore metodologico lean (come i 5 perché o il diagramma di ishikawa) per risalire alle cause radice dei problemi. Il focus è studiare le contromisure necessarie per tendere all’obiettivo di zero perdite dovute a inefficienze nel processo di approvvigionamento.

Step 3: implementazione delle contromisure e standardizzazione

Le contromisure definite vengono implementate e si inizia a formalizzare il nuovo standard operativo. Questo include la produzione di una nuova vendor list (elenco fornitori qualificati) e un primo vendor ranking (classifica basata sulle performance) che riflettano i miglioramenti ottenuti.

Fase 2 –  Preventiva (costruire un sistema robusto e strategico)

L’obiettivo della fase preventiva è trasformare la gestione dei fornitori da una reazione a un problema a un’azione strategica e proattiva, gestendo i rischi e le opportunità prima che si manifestino.

Step 4 & 5: analisi strategica, vincoli e opportunità (evoluzione del vendor ranking)

Questi passi sono dedicati all’analisi approfondita di tutti i vincoli e le opportunità, sia interni che esterni, per costruire un nuovo standard più efficiente e resiliente. Strumenti chiave in questa fase sono:

• Matrice di kraljic: per segmentare il parco fornitori in base all’impatto sul profitto e al rischio di fornitura, definendo strategie differenziate (es. partnership, leverage, routine, bottleneck).
• Analisi del rischio-paese: per diversificare le fonti e aumentare la resilienza del sistema.
• Vendor rating evoluto: il ranking viene perfezionato per includere non solo le performance passate, ma anche la capacità di innovazione, la flessibilità e l’adesione ai principi lean da parte del fornitore (sviluppo fornitori). Questo permette di attuare un vero sourcing strategico.

Questa fase è strettamente connessa alla creazione di un Business Continuity System (BCS) per gli acquisti, che identifica, mitiga e pianifica la risposta a potenziali rischi di fornitura.

Fase 3 –  Proattiva (digitalizzazione, estensione e miglioramento continuo)

La fase proattiva proietta l’azienda verso l’eccellenza, sfruttando le tecnologie 4.0 e garantendo la sostenibilità del sistema nel tempo.

Step 6: digitalizzazione dei processi (tecnologia 4.0)

Per raggiungere la massima efficienza (minimo costo) del processo di approvvigionamento, è essenziale implementare strumenti di integrazione digitale. Questo include l’automazione dei flussi d’ordine, l’uso di piattaforme di monitoraggio in tempo reale, la tracciabilità delle forniture (ad esempio con rfid), e l’integrazione dei dati per la visibilità e la reattività lungo la catena. La digitalizzazione riduce drasticamente il “muda di attesa” e il “muda di sovra-lavorazione” (come la gestione cartacea o l’inserimento manuale dei dati).

Step 7: estensione del metodo alla catena di fornitura e miglioramento continuo

L’ultimo passo è l’estensione del metodo Lean World Class® Procurement a cascata a tutti i fornitori di importanza strategica, incoraggiandoli ad adottare a loro volta i principi lean. Questo genera un effetto moltiplicatore sui costi complessivi della catena di fornitura, garantendo che l’intera rete di partner operi in modo snello ed efficiente. Questo è il principio del kaizen applicato al procurement.

Il Total Cost Of Ownership (TCO) e l’importanza della Qualità

Il filo conduttore che unisce tutte le fasi del lean world class® procurement è il focus sul Total Cost Of Ownership. Conoscere il costo totale di una fornitura, andando oltre il semplice prezzo d’acquisto, è il tema cruciale a cui dare risposta.

Il Total Cost Of Ownership include:

• Costo di acquisto (prezzo pattuito).
• Costi di transazione (emissione ordini, trasporto).
• Costi di gestione (stoccaggio, inventario).
• Costi di non-qualità (costi occulti): scarti, rilavorazioni, fermi linea, ispezioni aggiuntive.

L’approccio Lean World Class® Procurement pone una forte enfasi sull’analisi e l’attribuzione ai diversi fornitori di una quota dei costi indiretti da essi generati, permettendo una valutazione dell’onerosità complessiva del rapporto di fornitura.

Questa analisi è strettamente legata al pilastro di quality control del Lean World Class® : conoscere l’impatto delle performance qualitative dei fornitori sul Total Cost Of Ownership è fondamentale per prendere decisioni strategiche corrette. Spesso, un fornitore con un prezzo di acquisto marginalmente più alto, ma con prestazioni di qualità e puntualità eccellenti, genera un Total Cost Of Ownership inferiore rispetto a un fornitore con un prezzo basso ma alta incidenza di costi occulti.

I vantaggi competitivi del Lean World Class® Procurement: risultati misurabili

Il Lean World Class® Procurement non è solo una metodologia per ridurre i costi, ma un percorso di trasformazione che ridefinisce il modo in cui l’azienda collabora con il mercato e gestisce il valore.

I risultati ottenibili dall’adozione del Lean World Class® Procurement sono tangibili e misurabili, basati sule nostre esperienze consolidate:

• Riduzione dei costi operativi: si possono ottenere riduzioni tra il 20% e il 30%.
• Miglioramento della puntualità (delivery): aumenti fino al 95%.
• Riduzione dei cicli operativi (lead time): abbattimenti fino al 40%.
• Maggiore resilienza e visibilità: grazie alla gestione strutturata del rischio e alla digitalizzazione dei flussi informativi.
• Maggior valore per il cliente finale e benefici derivanti dall’innovazione adottata dai fornitori.

L’obiettivo ultimo del Lean Procurement è riassumibile nello slogan: “spendere meno, spendere meglio”. Questo si persegue attraverso l’ottimizzazione dei consumi, la standardizzazione, la semplificazione, l’automazione dei processi e una profonda consapevolezza delle effettive necessità aziendali.

Definire e attuare il piano strategico di procurement in via preventiva, ridurre i costi indiretti di fornitura attraverso la digitalizzazione, e sviluppare i fornitori con logica e metodo, sono i passi che conducono l’azienda verso l’eccellenza operativa nel processo di acquisto. In un mondo sempre più incerto, il Lean World Class® Procurement è la guida necessaria per navigare verso il vero nord della competitività aziendale.

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In breve, cos’è il Lean World Class® Procurement?

Il Lean World Class® Procurement (LWCP) è un metodo che estende i rigorosi principi del World Class Manufacturing (WCM) e del Lean Thinking all’intera catena di fornitura, operando su tre fasi (Reattiva, Preventiva, Proattiva) attraverso una metodologia strutturata a 7 passi per eliminare gli sprechi (Muda) e massimizzare la redditività degli acquisti.